写在前面的话
Excel本是骏马,但能否成为千里驹,全看你怎么遛。有人遛得很勤,不辞辛劳地在广袤的数据草原来回折腾;也有人居然把马当作骡子使唤,还乐此不疲,令人啼笑皆非。如果不找对门路好好学习,最后很可能只能骑着骡子,看别人把Excel遛出汗血宝马的境界。
今天给大家分享图书《别怕,Excel函数其实很简单》中的部分内容。
最牛的Excel用法
牛,有两种牛法:一是功力炉火纯青的高手,将Excel用得出神如化,让人叹为观止;二是缺乏对Excel的了解,总在使用Excel的过程中出现一些趣闻,让人哭笑不得。
这是ExcelHome站长Kevin在一篇热门帖子里的开场白。这里引用过来,借以为题,同时和大家分享几个我从中搜集,或亲身经历的故事。
1.1.1我见过最牛的求和方式
对计算器不抛弃不放弃的老同志
那天我在某公司看到一位年龄较大的同志使用Excel做报表,只见她好不容易把单据上的数字敲进Excel,待开始汇总时,令人吃惊的事情发生了,她把手从键盘和鼠标上移开,然后开始按计算器,计算完后再把结果敲进Excel,然后再算一遍进行检查,极为认真。
听完她的回答后,我顿时无语……
用状态栏汇总数据的牙医
有一次,我到某口腔医院洗牙,因在排队等待治疗时闲得无聊,就顺便看看医生的助手在电脑上忙什么。
原来,她正在使用Excel汇总一份某小学的口腔防治检验报告,要把所有学生按班级、性别进行几个指标的汇总。Excel里的表格和她手上拿的表格基本一样,数据已经输入完成,只需要进行汇总。
她汇总的方式是:选中一列待汇总的数据,然后查看Excel状态栏上的结果,再输入到相应的汇总单元格中,一列接一列。
我实在看不下去了,就小心的提醒道:
我的下句是想说“Excel中有专门的函数,能够很快解决你的问题。”但还没等我开口,她就打断了我的话。
听完她的回答,我瞬间石化……
1.1.2我曾经也这样囧过
“艰巨”的查询匹配任务
那时,我还不知道什么是VLOOKUP。
单位有两千多职工,手上有两张表,第一张保存有职工的工号、姓名及身份证号,第二张表保存有职工的工号、姓名及社保号,两张表的记录数不等,且顺序不同,领导让我将第二张表中的社保号填入第一张表对应的记录中,如图所示。
我当时的操作步骤是:查找→复制→粘贴。
后来,一位“高手”教我使用排序核对法,替我省了不少力。
排序后的表格,相同的工号的记录在表中的位置几乎相同,比手动查找方便了许多,工作也轻松了不少。但一千多行的记录弄完后,弄结束后,还是累得我两眼直冒金星。
直到后来的后来,我才知道,不管有多少条记录,这个问题使用一个VLOOKUP函数就能解决,并且解决时间不会超过一分钟,并且你不需对数据进行排序或作其他任何处理,如图所示。
高大上的条件计数方式
以前做年度人事报表,在统计各年龄段人数时,我都是使用自动筛选功能完成:筛选周岁列,“大于或等于???”且“小于或等于???”,然后在状态栏查看筛选结果的记录数,每个年龄段筛选一次,如图所示。
也许你不会相信,就是这种操作方式,把我的同事们看得瞠目结舌,对我佩服得五体投地。
对如此高的评价,我沾沾自喜了好长时间,也曾认为这是最棒的解决方式,直到后来,我接触COUNTIF函数后才发现,条件计数的问题原来Excel也可以瞬间搞定,如图所示。
CPDA数据分析师
CPDA数据分析师是由数据分析行业主管部门——中商联数据分析分析专业委员会组织双认证培训项目,学习形式包含网课、面授课,课程体系理论与实战相结合,以数据分析实战能力提升为核心,学习完成后参加全国数据分析行业统一考试,考试通过后可获得中数委颁发的《数据分析师证书》和工信部教育与考试中心颁发的《数据分析师职业技术证书》。
CPDA数据分析师山东十一期班5月23日开课
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13345106007 李老师